Checklisten sind das Herzstück Ihres relatico Arbeitsbereichs. Werden Checklisten nachlässig verwaltet entstehen daraus:

schlechte Vollständigkeit.
geringe Akzeptanz für Ihre Anfragen beim Lieferanten.
Unsicherheit und unnötig hohe Arbeitsbelastung bei Ihnen.

Vorbereitung

1. Schritt: Definieren Sie Ihre Pflicht-Dokumentationsanforderungen

Grundsätzlich empfehlen wir den zweistufigen Qualifizierungsprozess:

Qualifizierung des Lieferanten.

Qualifizierung des/der gelieferten Materialien.

Folglich haben Sie Dokumentation, die sich auf den Lieferanten bezieht und die materialbezogene Dokumentation.

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen das Vorgehen bei Materia-Checklisten. Das Prinzip ist aber genauso übertragbar auf die Qualifikations-Checklisten.

Üblicherweise werden Materialien in Materialgruppen unterteilt mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen. Zur Definition Ihrer Anforderungspakete bietet sich die Nutzung einer Dokumentations-Matrix wie im nachfolgenden Beispiel an:

	Material-Pflicht	Aromen	Kosher
Rohstoff Fragebogen	X	X	X
Flow Chart	X	X	X
Spezifikation	X	X	X
Allergenliste	X	X	X
Sicherheitsdatenblatt		X
Kosher			X

Folgendes sollten Sie beachten:

reduzieren Sie die Anzahl der Materialgruppen und Dokumenttypen auf das Minimum (die Matrix sollte möglichst wenige Spalten und Zeilen haben).

es gibt keine Ausnahmen, d.h. eine Regel wie “wenn es Dokument A nicht gibt, dann akzeptieren wir auch Dokument B”. Typisch hierfür sind Kreuze in Klammern “(X)”.

Stellen Sie sich die Frage, welche Dokumente sind absolut notwendig für die Freigabe. Alle nice-to-have Dokumente werden in einem separaten Prozess betrachtet.

2. Schritt: Kennzeichnen Sie Dokumenttypen, Produkte und Unternehmen

Ihre Dokumentations-Matrix muss jetzt in relatico übertragen werden.

Produkte und Unternehmen: Kennzeichnen Sie Ihre Produkte und Lieferanten nach den Produkt- bzw. Lieferantengruppen wie in der Matrix. Im obigen Beispiel wären das “Material-Pflicht”, “Aromen” und “Kosher”.

Dokumenttypen: Die in Ihrer Matrix aufgeführten Dokumenttypen, werden ebenfalls mit den Produkt- bzw. Lieferantengruppen gekennzeichnet. Der Rohstofffragebogen bekommt nach obigen Beispiel die Tags “Material-Pflicht”, “Aromen” und “Kosher”.

weitere Infos:

Grundlagen Tags | relatico.NEXT

So benennen Sie einen Tag um | relatico.NEXT

Tag löschen | relatico.NEXT

3. Schritt: Produkte mit Unternehmen verknüpfen

Stellen Sie sicher, dass alle Produkte mit Unternehmen verknüpft sind.

Grundsätzlich sollte es in Ihrem Arbeitsbereich keine Produkte ohne verknüpftes Unternehmen geben und umgekehrt auch keine Unternehmen ohne verknüpfte Produkte.



weitere Infos:

Grundlagen zu Ihren Produkt | relatico.NEXT

Aufräumen

4. Schritt: Überzählige Produkte und Dokumenttypen aus Checklisten entfernen

In untenstehendem Beispiel sind folgende Prüfungsschritte durchzuführen

Produktname / Produktcode:
sind Produkte enthalten, die nicht mit dem Unternehmen verbunden sind? Wenn ja, diese Produkte entfernen (in Sonstiges verschieben oder Verbindung Produkt:Unternehmen löschen).
Sind keine Dateien hochgeladen, können die Checklistenelemente (Zeilen) gelöscht werden.

Dokumententyp:
Sind Dokumententypen enthalten, die nicht in der Dokumentationsmatrix gelistet sind?
Gehen Sie dazu vor wie folgt:
Rufen Sie die Liste der verbundenen Produkte in der Unternehmensansicht auf.


Vergleichen Sie die Tags an den Produkten mit Ihrer Dokumentations-Matrix und der Checkliste.

Überzählige Dokumenttypen in die Checkliste “Sonstiges” verschieben (wenn es ein hochgeladenes Dokument gibt) oder löschen (wenn es keine hochgeladene Datei gibt).

In untenstehendem Beispiel würde “Audit Report” in die Checkliste “Sonstiges” verschoben werden.

weitere Infos:

Wie übertrage ich Checklisten-Elemente auf eine andere Checkliste? | relatico.NEXT

Elemente für die Checkliste - hinzufügen und löschen | relatico.NEXT

Anlegen

Die eigentliche Anlage, bzw. Vervollständigung der Checklisten ist ab hier mit wenigen Klicks erledigt.

Checklisten Mehrfach hinzufügen auswählen



Dokumententypen auswählen

Wählen Sie den Tag “Material-Pflicht” aus (siehe Dokumentations-Matrix). Es werden die entsprechend gekennzeichneten Dokumenttypen im Auswahlfeld angezeigt. Damit entfällt die langwierige Suche nach den richtigen Dokumenttypen.





Produkt auswählen

Wählen Sie zuerst den betreffenden Lieferanten aus.



Wählen Sie dann “Material-Pflicht” aus (siehe Dokumentations-Matrix



es werden ihnen im Feld “Produkt” alle Produkte angezeigt, die

mit dem Unternehmen verbunden sind
mit dem Tag “Material-Pflicht” gekennzeichnet sind.

Wenn Sie jetzt “Element hinzufügen” klicken, werden die Checklistenelemente angelegt.



Bitte beachten Sie:
Es werden keine Dubletten angelegt. Wenn Sie also das Checklistenelement Allergenliste & Apfel bereits in der Checkliste haben, wird dieses nicht noch einmal angelegt. Das erspart Ihnen aufwendige Dubletten-Prüfung.

weitere Infos:
Elemente für die Checkliste - hinzufügen und löschen | relatico.NEXT

Aktualisiert am: 04/09/2024