Was ist eine Checkliste?
Für das Beschaffen/ Einsammeln von Informationen, Dokumenten, z.B. von Lieferanten Zertifikaten oder materialbezogenen Zertifikaten oder anderen Informationen, die Sie von Ihren Geschäftspartnern benötigen können Sie sogenannte Checklisten erstellen. Diese bildet ein SOLL von Information ab, das Sie benötigen.
Sie ist nicht gleich einer Dokumentenliste, da Informationen verschiedener Art auch in einem Dokument aufgelistet sein können.
Ein Beispiel:
Sie benötigen für eine Ware/ Material (“Produkt” bei relatico.next), die Sie einkaufen:
Allergeninformationen
Gentechnikfreiheits-Bescheinigung
Spezifikation
HACCP-Flowchart
Der Lieferant stellt Ihnen nun ein Dokument zur Verfügung, in dem alle diese Informationen enthalten sind.
Damit hat Ihre Checkliste drei Einträge, die alle
auf das entsprechende Produkt verweisen und
auf dieselbe Datei.
Damit Sie im relatico.next immer die enthaltenen Informationen unabhängig von Dokumentationen wiederfinden können, ist dies so organisiert. Es hat sich bewährt.
Eine Checkliste enthält also das Soll an Informationen, die Sie benötigen. Zusätzlich zeigt sie Ihnen an, wie aktuell der Soll/Ist-Zustand aussieht.
Dies wird über den Prozentbalken als Status gezeigt.
Typische Checklisten sind:
Alle Dokumente (Informationen), die Sie für die Qualifikation / erneute Qualifikation eines Lieferanten benötigen, damit dieser für Bestellungen freigegeben ist.
Beispiele:
Lieferantenselbstauskunft
Bestätigung Produkthaftpflichtversicherung
Verträge/ Kontrakte auf die gelieferten Materialien
Lieferanten-Freigabeformulare
QS-Rahmenvereinbarungen
Zertifikate des Lieferanten (mit den jeweiligen einzelnen Dokumenttypen. Warum? Lesen Sie hier weiter…)
Handelsregister-Auszug, Gewerbescheine etc.
Diese werden alle als lieferantenbezogen in einer Checkliste geführt.
Alle Dokumente (Informationen), die Sie für die Dokumentation eines Materials benötigen, damit dieses Material für Bestellungen freigegeben ist.
Beispiele:
Spezifikation
Allergenerklärung
GMO-Erklärung
HACCP-Flowchart
Diese werden mit Verknüpfung zum jeweiligen Material in den jeweiligen Checklisten geführt.
Checklisten können außerdem per Link direkt an andere Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner geteilt werden. Wie das Teilen von Checkisten geht, finden Sie hier.
Checklisten können außerdem automatisch an Mitarbeiter oder Lieferanten über relatico.next versendet werden, um diesen mitzuteilen,
welche Dokumente/ Informationen noch fehlen oder welche Dokumente abgelaufen sind bzw. überprüft werden sollen.
Wenn Dokumente über Checklisten hochgeladen werden, lassen sich zusätzlich Benachrichtigungen per E-Mail, Markierungen (“zu prüfen”)
oder Workflows (Kollege Mustermann prüft) erstellen. Diese können Sie bei Automatisierungen erstellen.
Sie ist nicht gleich einer Dokumentenliste, da Informationen verschiedener Art auch in einem Dokument aufgelistet sein können.
Ein Beispiel:
Sie benötigen für eine Ware/ Material (“Produkt” bei relatico.next), die Sie einkaufen:
Allergeninformationen
Gentechnikfreiheits-Bescheinigung
Spezifikation
HACCP-Flowchart
Der Lieferant stellt Ihnen nun ein Dokument zur Verfügung, in dem alle diese Informationen enthalten sind.
Damit hat Ihre Checkliste drei Einträge, die alle
auf das entsprechende Produkt verweisen und
auf dieselbe Datei.
Damit Sie im relatico.next immer die enthaltenen Informationen unabhängig von Dokumentationen wiederfinden können, ist dies so organisiert. Es hat sich bewährt.
Eine Checkliste enthält also das Soll an Informationen, die Sie benötigen. Zusätzlich zeigt sie Ihnen an, wie aktuell der Soll/Ist-Zustand aussieht.
Dies wird über den Prozentbalken als Status gezeigt.
Typische Checklisten sind:
Alle Dokumente (Informationen), die Sie für die Qualifikation / erneute Qualifikation eines Lieferanten benötigen, damit dieser für Bestellungen freigegeben ist.
Beispiele:
Lieferantenselbstauskunft
Bestätigung Produkthaftpflichtversicherung
Verträge/ Kontrakte auf die gelieferten Materialien
Lieferanten-Freigabeformulare
QS-Rahmenvereinbarungen
Zertifikate des Lieferanten (mit den jeweiligen einzelnen Dokumenttypen. Warum? Lesen Sie hier weiter…)
Handelsregister-Auszug, Gewerbescheine etc.
Diese werden alle als lieferantenbezogen in einer Checkliste geführt.
Alle Dokumente (Informationen), die Sie für die Dokumentation eines Materials benötigen, damit dieses Material für Bestellungen freigegeben ist.
Beispiele:
Spezifikation
Allergenerklärung
GMO-Erklärung
HACCP-Flowchart
Diese werden mit Verknüpfung zum jeweiligen Material in den jeweiligen Checklisten geführt.
Checklisten können außerdem per Link direkt an andere Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner geteilt werden. Wie das Teilen von Checkisten geht, finden Sie hier.
Checklisten können außerdem automatisch an Mitarbeiter oder Lieferanten über relatico.next versendet werden, um diesen mitzuteilen,
welche Dokumente/ Informationen noch fehlen oder welche Dokumente abgelaufen sind bzw. überprüft werden sollen.
Wenn Dokumente über Checklisten hochgeladen werden, lassen sich zusätzlich Benachrichtigungen per E-Mail, Markierungen (“zu prüfen”)
oder Workflows (Kollege Mustermann prüft) erstellen. Diese können Sie bei Automatisierungen erstellen.
Aktualisiert am: 25/10/2023
Danke!