Wie erhalten eigehende Dokumente automatisch Tags?
Um Ihnen Ihren Prüfprozess zu vereinfachen, empfehlen wir dass Sie sich Automatisierungen zum taggen von Dokumenten erstellen
Gehen Sie über die Navigationsleiste auf den Reiter Automatisierungen und klicken Sie bei Tag/s zu Datei/en hinzufügen auf Automatisierung hinzufügen
In der ersten Zeile definieren Sie die Eingangsart der Dokumente
Danach können Sie auswählen auf welche Checkliste sich die Automatisierung beziehen soll
Beachten Sie das je nach Eingangsform hier verschiedene Optionen haben, wenn Sie z.B. In freigegebenen Ordner hochladen gewählt haben, können Sie hier die Ordner anstatt der Checkliste definieren
Als nächstes definieren Sie den Dokumenttypen für welchen die Tags gesetzt werden sollen
Im letzten Schritt selektieren Sie die Tags welche Sie dem Dokument automatisch zuordnen möchten
Best Practice: Wir empfehlen Ihnen immer das Tag Neu - Prüfen für alle neuen Dokumente hinzuzufügen, dadurch können Sie ganz einfach die Filterfunktion nutzen für Alle ungeprüften Dokumente
Des weiteren können Sie durch die Tags die Dokumente auch an Mitarbeiter oder Bereiche direkt zuweisen wenn Sie dafür die Tags bereits erstellt haben
Gehen Sie über die Navigationsleiste auf den Reiter Automatisierungen und klicken Sie bei Tag/s zu Datei/en hinzufügen auf Automatisierung hinzufügen
In der ersten Zeile definieren Sie die Eingangsart der Dokumente
Danach können Sie auswählen auf welche Checkliste sich die Automatisierung beziehen soll
Beachten Sie das je nach Eingangsform hier verschiedene Optionen haben, wenn Sie z.B. In freigegebenen Ordner hochladen gewählt haben, können Sie hier die Ordner anstatt der Checkliste definieren
Als nächstes definieren Sie den Dokumenttypen für welchen die Tags gesetzt werden sollen
Im letzten Schritt selektieren Sie die Tags welche Sie dem Dokument automatisch zuordnen möchten
Best Practice: Wir empfehlen Ihnen immer das Tag Neu - Prüfen für alle neuen Dokumente hinzuzufügen, dadurch können Sie ganz einfach die Filterfunktion nutzen für Alle ungeprüften Dokumente
Des weiteren können Sie durch die Tags die Dokumente auch an Mitarbeiter oder Bereiche direkt zuweisen wenn Sie dafür die Tags bereits erstellt haben
Aktualisiert am: 31/08/2023
Danke!