Anleitung

Nach dem erfolgreichen Setup Ihres relatico.next-Accounts sind einige regelmäßige Aufgaben erforderlich, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Um die optimale Funktion Ihres relatico.next-Accounts sicherzustellen, überprüfen Sie die folgenden Punkte:

Alle Produkte sind gemäß der Dokumentationsmatrix getaggt.
Alle Dokumententypen sind entsprechend der Dokumentationsmatrix getaggt.
Alle Produkte und Lieferanten sind im System und verbunden.
Alle Dokumente besitzen ein Ablaufdatum
Geteilte Checklisten sind automatisiert.

Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass Ihr Arbeitsbereich stets aktuell bleibt und alle Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit erfüllt.

1. Eingehende Dokumente prüfen

Bitte wählen Sie im Dashboard alle Dateien ohne Ablaufdatum aus:



Überprüfen Sie regelmäßig die Dokumente, die durch die Automatisierung mit dem Tag "Neu Prüfen" gekennzeichnet sind.

2. Ablaufdatum hinterlegen

Weisen Sie den neu eingegangenen Dokumenten ein Ablaufdatum zu.



Diese Dokumente werden durch die Automatisierung beim jeweiligen Lieferanten aktualisiert.

Bitte entfernen Sie den Tag „Neu Prüfen“ vom Dokument.

3. Unternehmensverwaltung

Jedes aktive Unternehmen in Ihrem Arbeitsbereich sollte:

Mit den relevanten Produkten verknüpft sein. Neue Produkte bei Bedarf hinzufügen.
Mindestens eine E-Mail-Adresse von einem Ansprechpartner enthalten. Fügen Sie bei Bedarf E-Mail-Adressen unter den Unternehmenskontakten hinzu oder aktualisieren Sie diese in der allgemeinen Kontaktliste.

Ist mit einem Ordner verknüpft, in dem alle neuen Unterlagen durch Automatisierungen gespeichert werden.
Mit allen dazugehörigen Checklisten verknüpft sein.

4. Checklisten-Namenskonventionen

a) Alle Checklisten sollten das folgende Namensformat haben:

Name und ERP-Nummer des Lieferanten - Materialien
Name und ERP-Nummer des Lieferanten - Qualifikation
Name und ERP-Nummer des Lieferanten - Sonstiges

In den Checklisten Material und Qualifikation wird die Pflichtdokumentation verwaltet. Alle nicht zwingend notwendige Dokumentation kann in der Checkliste Sonstiges abgelegt werden.


b) Checklisten für Materialien und Qualifikationen

Für Checklisten im Bereich Materialien und Qualifikationen gelten folgende Anforderungen:

Enthalten Checklistenelemente gemäß der Dokumentationsmatrix.
Diese sind mit der Berechtigung "Bearbeiten" freigegeben.

5. Automatisierungen

Stellen Sie sicher, dass alle Checklisten die erforderlichen Automatisierungen enthalten:

Checkliste vervollständigen
Abgelaufene Dateien in der Checkliste aktualisieren
Dateien verschieben

Falls Sie Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten möchten, können Sie die Automatisierung Mitglieder zur Benachrichtigung auch erstellen.

Fazit

Durch die sorgfältige Einrichtung und regelmäßige Pflege Ihres relatico.next Arbeitsbereiches stellen Sie sicher, dass alle Prozesse effizient und reibungslos ablaufen. Die systematische Zuordnung von Dokumenten, das Hinterlegen von Ablaufdaten und die Organisation der Checklisten gemäß der Dokumentationsmatrix gewährleisten eine klare Struktur und Übersicht. Zudem ermöglichen die Automatisierungen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und Dokumente zeitnah aktualisiert werden. Mit diesen Maßnahmen nutzen Sie alle Funktionen von relatico.next. Damit sind Sie für jedes Audit bestens vorbereitet.

Aktualisiert am: 11/11/2024