Handreichung zum Start

Während der Einrichtung definieren wir auf Basis Ihrer Anforderungen das Soll an Dokumentation.

Dafür lassen Sie uns bitte zukommen:

Eine Liste der Materialien und die Lieferanten, von denen Sie diese beziehen.

In diesem Format:

Materialcode	Materialname	Lieferant (Nummer aus Ihrer Warenwirtschaft und Name)	Materialtyp	Bemerkung
12355	Apfel	455999 Altes Land GmbH	Rohwaren	keine
41234234	Karton	2352523 EuroKarton GmbH	Verpackungen	Primärverpackung/ Sekundärverpackung

Diese Listen sollten deckungsgleich mit den Daten aus Ihrer Warenwirtschaftssoftware sein, damit Sie die Daten per Schnittstelle einfach updaten können
Rohwaren und Verpackungen können Sie uns getrennt schicken

Nach Zusendung der Dokumente besprechen wir mit Ihnen den Inhalt, damit wir sicherstellen, dass wir das gleiche Verständnis der Daten haben!

Eine Übersicht, welche Pflichtdokumentation pro Material angefordert werden soll.

Ein Beispiel:

Für alle Rohwaren benötigen wir
eine Spezifikation
ein HACCP-Flowchart
eine Allergenerklärung
...

Für alle Verpackungen benötigen wir
eine Spezifikation
eine Konformitätserklärung
eine technisches Datenblatt
...


Ein Beispiel, wie diese Datei aussehen kann finden sie hier.

Danach legen wir dieses Soll für Sie als Checklisten in relatico an.

Wir legen typischerweise drei Checklisten pro Lieferant an:

eine für materialbezogene Dokumentation "Lieferant - Material"
eine für lieferantenbezogene Dokumentation "Lieferant - Qualifikation", zB. Lieferantenselbstauskunft, Produkthaftpflicht, Zertifikate usw.
eine für Sonstiges: z.B. Koscher/ Halal - alles was Ihnen die Lieferanten zusenden, ggfs. auch unverlangt und welche Sie für zukünftige Audits behalten möchten.

Die ersten beiden (Pflicht-)Checklisten fassen wir dann unter einem Lieferantenstatus in den Fortschritten zusammen.

Aktualisiert am: 10/10/2023