Die Dokumentations-Matrix als Voraussetzung für das Setup und effizientes Arbeiten in relatico.next

Inhaltsverzeichnis
1) Die Dokumentationsmatrix ist die Grundlage
2) Darum sollten Sie eine Dokumentations-Matrix erstellen
3) Inhalte und Format der Dokumentations-Matrix
4) Grundregeln für die Erstellung der Dokumentations-Matrix
5) Die Dokumentationsmatrix in relatico.next übertragen
6) FAQ

Die Dokumentationsmatrix ist die Grundlage

Das Vorliegen einer Dokumentationsmatrix, sowie die anschließende Bearbeitung der Produkt- und Lieferantenliste nach Dokumentationsmatrix, ist die Grundvoraussetzung für das Setup eines relatico.next Arbeitsbereichs. Ohne diese Vorarbeiten und die kontinuierliche Aktualisierung von Dokumentationsmatrix, Produktliste und Lieferantenliste durch den Kunden ist die Erstellung und der effiziente Betrieb eines Arbeitsbereiches in relatico.next nicht möglich.

Darum sollten Sie eine Dokumentations-Matrix erstellen:

Effizientes Arbeiten ist ohne die Dokumentations-Matrix nicht möglich.
Unternehmen, in denen keine Dokumentations-Matrix erstellt wird, werden nicht effizient arbeiten können. Symptome davon sind beispielsweise

Mitarbeiter beklagen sich über hohen Arbeitsaufwand.
Datenqualität schlecht, trotz hohem Aufwand
- Viele unbearbeitete Dokumente
- Viele abgelaufene Dokumente
- Schwache Vollständigkeit
Es gibt keine eindeutigen Prozesse. Es ist unklar, wann genau eine Dokumentation vollständig ist.
Mitarbeiter bestimmen Anforderungen unterschiedlich für Materialien in derselben Rohwarenkategorie. Das führt zu Verwirrung intern und beim Lieferanten.
Verpasste Chancen für den Einkauf: die saubere Dokumentation eröffnet dem Einkauf neue Verhandlungsmöglichkeiten und Insight zur Lieferantenperformance (welche sich sehr häufig im weiteren Geschäftsverhältnis spiegelt, z.B. Liefertreue oder Materialqualität).
Mitarbeiter sind demotiviert und das Projekt „Regulatory“ scheitert.

Deswegen ist die systematische Definition der Dokumentationsanforderungen anhand der Dokumentation-Matrix für eine erfolgreiche Nutzung der relatico.next-Software zwingend notwendig.

|Inhalte und Format der Dokumentations-Matrix

Die Matrix ist nicht kompliziert und erfordert auch keine besonderen IT-Kenntnisse. Jedoch hilft ein gesundes Bauchgefühl und eine gute Portion Pragmatismus.
Ziel ist es, die Matrix so einfach wie möglich zu halten, d.h. möglichst wenige Spalten und Zeilen.
Mit der Dokumentations-Matrix werden die Dokumentationsanforderungen für die unterschiedlichen Produktkategorien dokumentiert. Diese Informationen werden in einer Tabelle, bzw. Matrix abgebildet:

Rohwarengruppen:

Sie haben sehr wahrscheinlich eine Vielzahl von Rohwarengruppen im ERP. Fangen Sie damit an, die geforderten Dokumenttypen den Rohwarengruppen zuzuordnen. Im zweiten Schritt fassen Sie die Gruppen soweit wie möglich zusammen. Die Rohwarengruppen in der Dokumentations-Matrix sollten jeweils unterschiedliche Kreuze bei den Dokumenttypen haben, siehe Beispiel.
Bitte beachten Sie, dass Ihre ERP-Produkthierarchie bei Bedarf problemlos parallel in relatico.next abgebildet werden kann.

Dokumenttypen:

Mit Dokumententyp ist ein konkretes Dokument gemeint. Sollte es beispielsweise für jede Rohwarengruppe einen unterschiedlichen Materialfragebogen geben, dann ist für jedes Dokument ein separater Dokumenttyp einzufügen.

Es ist nicht möglich und nicht ratsam, komplexe Excel-Tabellen in relatico.next abzubilden. Prozesse müssen bei Bedarf gestrafft werden mit Fokus auf Effizienz.

Grundregeln für die Erstellung der Dokumentations-Matrix

Projektmanagement:

1) Project-Owner
Wie jedes Projekt muss auch die Erstellung der Dokumentations-Matrix von einer Person getrieben werden. Diese Person ist nicht per Definition im Regulatory oder QM. Wichtig ist, dass das Thema vorangetrieben wird.

2) Alle Stakeholder an einen Tisch
Aber Achtung: viele Köche verderben den Brei. Abstimmung ist gut und wichtig, aber es muss auch zu Entscheidungen kommen können. Dabei gilt:
a. Entscheidungen sind nicht in Stein gemeißelt, d.h. neue Erkenntnisse können zu neuen Anforderungen führen.
b. Eine schlechte Entscheidung ist besser als keine Entscheidung.

3) Nehmen Sie sich Zeit.
Verabreden Sie sich speziell zu diesem Thema und bleiben Sie dran. Vermeiden Sie unbedingt Ablenkungen durch E-Mail, Telefon oder Themenwechsel, sowie lange Pausen zwischen den Arbeitssitzungen.

Inhalte:

1) Es gibt im Unternehmen eine Wahrheit und das ist die Dokumentation-Matrix.
2) Die Dokumentations-Matrix beschreibt die absolut notwendige Dokumentation, ohne die eine Freigabe des Materials bzw. Lieferanten nicht möglich ist.
3) Alles, was nicht auf der Matrix aufgeführt ist, ist nice-to-have und wird nicht berücksichtigt.
4) Von den Regeln 1 - 3 gibt es keine Ausnahme.

Die Dokumentationsmatrix in relatico.next übertragen

Die Erstellung der Dokumentations-Matrix ist der schwierige Teil in diesem Gesamtprozess. Die folgenden Schritte sind reine Fleißarbeit.

Auch hier sind einige Details zu beachten. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren Ansprechpartner bei relatico.next.

1) Anlage der Dokumenttypen in relatico.next und taggen der Dokumenttypen nach Dokumentation-Matrix
2) Produktliste taggen nach Dokumentations-Matrix
3) Lieferantenliste taggen nach Dokumentations-Matrix

Sind diese Schritte erfolgreich ausgeführt worden, haben Sie über das Feature Vorlagen ( Blueprints ) jederzeit volle Transparenz über Ihre Checklisten.

FAQ:

Einige Lieferanten füllen meinen Fragebogen nicht aus. Dann steht dieses Checklisten-Element ständig auf unvollständig und/oder muss von mir manuell gelöscht werden.
Der Dokument-Typ, hier Rohwarenfragebogen, sollte als Inhaltsbeschreibung verstanden werden. Sie wollen ja die Informationen nicht zwingend auf einem bestimmten Formular, sondern es
geht Ihnen um die Informationen.
Sollte also der Lieferant den Rohwarenfragebogen nicht ausfüllen und stattdessen sein eigenes Materialdokumentations-Package hochladen, dann kann dies als erfüllt betrachtet werden,
wenn alle geforderten Informationen enthalten sind.

In der Spezifikation fehlen immer wieder bestimmte Angaben, wie z.B. Allergene oder Deklaration. Die kommen dann auf weiteren Dokumenten. In relatico.next kann aber immer nur ein Dokument pro Dokumenttyp hochgeladen werden

Option 1: fassen Sie die unterschiedlichen pdf-Dokumente zu einem pdf zusammen und laden Sie es hoch.
Option 2: erstellen Sie Dokumenttypen mit den Inhalten, die Sie benötigen. Hier wären das die Dokumenttypen Allergene und Deklaration, in Kombination oder anstatt der Spezifikation.

So fokussieren Sie sich auf Inhalte.

Wenn wir ein bestimmtes Dokument für ein Material bekommen, dann nehmen wir das gern. Wir bilden wir das ab?

Hier ganz klar die Frage: was ist für die Qualifizierung des Materials zwingend notwendig? Wenn das Material beschafft wird, egal ob das Dokument da ist oder nicht, dann ist dieses Dokument nice-to-have und muss aus der Betrachtung verschwinden.

Bei Anlage eines neuen Materials weiss ich nicht, ob es Vegan oder Bio oder Kosher ist. Kann ich Dokumentationsanfragen „auf Verdacht“ verschicken?

Die Checklisten sollten nur die zwingend notwendige Dokumentation enthalten. Sind Vegan oder Bio oder Kosher nicht zwingend gefordert, sollten diese auch nicht angefragt werden. Vor allem dann, wenn nicht klar ist, ob der Lieferant die Unterlagen liefern kann. Am Ende haben Sie die Arbeit herauszufinden, warum die Unterlagen nicht hochgeladen werden und ggfs. die Checklisten aufzuräumen. Das ist alles äusserst ineffizient und fehleranfällig.

Sie sollten an dieser Stelle Ihren NPD-Prozess hinterfragen. Bevor ein neue Material zur Neuanlage in ERP und relatico.next kommt, haben sich andere Stellen eingehend mit dem Material und dem Lieferanten beschäftigt, hier insbesondere die Produktentwicklung und Einkauf. Es sollte also definitiv bekannt sein, welche Zertifizierungen vorliegen.

Bilden Sie den NPD-Prozess in relatico.next ab und bekommen Sie maximale Transparenz.

Wie verfahre ich mit „oder-Anfragen“

Beispiel:
- wir wünschen uns IFS, können aber auch mit BRC oder FSSC22000 leben.
- es wird ein Halal-Zertifikat gefordert. Sollte kein Halal-Zertifikat vorliegen, reicht eine Halal-Bescheinigung.

Präferenzen können nicht abgebildet werden. Ein Dokument wird gefordert oder eben nicht, dazwischen gibt es nichts.
Im ersten Beispiel wird eine GFSI-Zertifizierung gefordert, nämlich IFS oder BRC oder FSSC22000. Entsprechend heisst der Dokumenttyp GFSI-Zertifizierung (IFS oder BRC oder FSSC22000).

Im zweiten Beispiel kann der Lieferant entweder das Zertifikat oder die Bescheinigung schicken. Dokumenttyp wäre dann Halal-Zertifikat oder -Bescheinigung.

Aktualisiert am: 16/04/2025