Aufbau des Outlook Plugins V2

Inhaltsverzeichnis

Kurzbeschreibung
Aufbau des Outlook Plugins
Dateien empfangen und direkt in relatico.next laden
Mit dem Lieferanten kommunizieren
Dateien versenden
Checklisten teilen
Versionsupdate anfragen


Kurzbeschreibung

1) Installation des Outlook-Plugins

Bevor das Plugin genutzt werden kann, muss es in Outlook hinzugefügt werden. Folgen Sie den Installationsanweisungen unter:

🔗 Installation in MS Outlook

Zusätzlich muss das Plugin innerhalb des Arbeitsbereichs aktiviert werden, um alle Funktionen nutzen zu können.

2) Dokumente empfangen

✅ Effiziente Dokumentenverwaltung: Empfangene Dokumente lassen sich schnell und einfach in den richtigen Arbeitsbereich einsortieren.
✅ Kein zusätzliches Öffnen von relatico.next: Der Zugriff erfolgt direkt über Outlook.
✅ Sofortige Prüfung: Dokumente können umgehend überprüft werden.

3) Inhalte teilen – Direkte Kommunikation mit Lieferanten

Mit dem Outlook-Plugin können wichtige Inhalte mühelos geteilt werden:
📂 Dokumente, Ordner & Checklisten senden
📩 Versionsanfragen direkt aus Outlook stellen
🚀 Schnelle Kommunikation mit Lieferanten ohne relatico.next zu öffnen

Dank dieser Funktionen wird der Austausch von Dokumenten nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf integriert.


Aufbau des Outlook Plugins

Nach einmaliger Anmeldung können Sie den gewünschten Arbeitsbereich auswählen und haben dann eine Übersicht über die verschiedenen

Optionen, je nach Anwendungsgebiet.

Dateien empfangen und direkt in relatico.next laden

Wenn Sie eine E-Mail mit Anhängen erhalten, können Sie diese direkt in relatico.next speichern.
Klicken Sie dazu auf das App-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie relatico aus.
Anschließend können Sie die Datei unkompliziert in den gewünschten Arbeitsbereich hochladen.



Nachdem Sie die App relatico ausgewählt haben, erhalten Sie eine Übersicht der Anhänge. Falls nicht alle Dateien aus der E-Mail importiert werden sollen, können Sie gezielt einzelne Dateien auswählen, die in den gewünschten Arbeitsbereich hochgeladen werden sollen.
Wenn die Auswahl abgeschlossen ist, klicken Sie auf NEXT.




Nachdem Sie die gewünschten Dateien ausgewählt haben, können Sie festlegen, in welcehn Arbeitsbereich diese Importiert werden sollen.
Sobald der passende Arbeitsbereich gewählt wurde, klicken Sie auf NEXT, um den Importvorgang fortzusetzen.



Bevor die Datei hochgeladen wird, können Sie weitere Einstellungen vornehmen:

📁 Ordner wählen: Bestimmen Sie den Zielordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.
🏷️ Tag hinzufügen: Vergeben Sie optional ein Tag zur besseren Organisation.
📅 Ablaufdatum festlegen: Setzen Sie direkt ein Ablaufdatum für die Datei, falls erforderlich.

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf NEXT, um den Upload abzuschließen.

Im vorletzten Schritt sehen Sie eine Bestätigung, dass die Dateien erfolgreich hochgeladen wurden.
Nun haben Sie die Möglichkeit, die Dateien einer Checkliste zuzuordnen.

🔹 Klicken Sie dazu auf den Button hinter den Dateien.
🔹 Eine detaillierte Erklärung zur Checklisten-Zuordnung finden Sie auf der nächsten Seite.





Jetzt kann das Plugin über das Kreuz geschlossen werden.


Mit dem Lieferanten kommunizieren



Wählen Sie den Arbeitsbereich, in dem sich die Datei befindet.

Sobald der passende Arbeitsbereich ausgewählt wurde, klicken Sie auf NEXT, um fortzufahren.


Dateien und Inhalte teilen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Dateien oder ganze Ordner teilen
Senden Sie einzelne Dateien oder komplette Ordner direkt aus relatico.next an Ihre Kontakte.

Schritt 2: Checklisten teilen
Geben Sie vollständige Checklisten weiter, um eine strukturierte Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Schritt 3: Neue Datei-Version anfordern
Bitten Sie Lieferanten oder Teammitglieder um eine aktualisierte Version einer Datei – direkt über das System.



Dateien für das Teilen auswählen - Schritt für Schritt
Schritt 1: Dateien oder Ordner auswählen
Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die Sie teilen möchten.

Schritt 2: Freigabe vorbereiten
Stellen Sie sicher, dass die Datei oder der Ordner über den Datensharing-Button bereits freigegeben wurde.

Schritt 3: Weiter zum nächsten Schritt
Nachdem die Auswahl getroffen wurde, klicken Sie auf NEXT, um den Freigabeprozess fortzusetzen.



Hier haben Sie eine letzte Übersicht über die ausgewählten Dateien.


Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf ATTACH.
Anschließend sind die Dateien als Anhang in der E-Mail sichtbar.
Das Plugin kann durch Klicken auf das X geschlossen werden.

Checklisten teilen

Wählen Sie eine oder mehrere Checklisten aus.
Wichtig: Die Checkliste muss vor der Auswahl über den Datensharing-Button freigegeben werden.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf NEXT.

Hier erhalten Sie eine abschließende Übersicht der ausgewählten Checklisten.



Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf ATTACH.

Die Checklisten wurden erfolgreich als Anhang zur E-Mail hinzugefügt! 🚀
Der Empfänger kann sie ganz einfach über den enthaltenen Link aufrufen.

Zum Abschluss können Sie das Plugin mit einem Klick auf das X schließen.


Versionsupdate anfragen
Schritt 1: Dokumente auswählen
Wählen Sie die Dateien aus, für die Sie eine neue Version anfordern möchten.

Schritt 2: Freigabe sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass die Dateien bereits über den Datensharing-Button freigegeben wurden.

Schritt 3: Anfrage abschließen
Klicken Sie auf NEXT, um die Anforderung für die neue Version zu senden.



Letzte Überprüfung der Auswahl - Schritt für Schritt
Schritt 1: Überprüfung der Dateien
Sehen Sie sich die Übersicht der ausgewählten Dateien noch einmal an, um sicherzustellen, dass alle gewünschten Dokumente enthalten sind.

Schritt 2: Vorgang abschließen
Klicken Sie auf ATTACH, um den Prozess abzuschließen und die Dateien zu übermitteln.



Abschluss des Vorgangs – Schritt für Schritt
Schritt 1: Dateien im Anhang überprüfen
Die ausgewählten Dateien sind nun als Anhang in der E-Mail sichtbar.

Schritt 2: Neue Version hochladen
Der Empfänger kann über den enthaltenen Link eine aktualisierte Version der Datei hochladen.

Schritt 3: Plugin schließen
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, kann das Plugin über das Kreuz geschlossen werden.

Aktualisiert am: 18/03/2025